Zeitmanagement: Welche Methoden funktionieren – und welche nicht?
Laura Hennies, 21.September.2021
Es gibt Zeitmanagement Methoden wie Sand am Meer. Wer auf der Suche nach einer guten Methode ist, begegnet dabei auch einigen, die schlicht und einfach nicht funktionieren.
Denk einmal darüber nach – viele Methoden machen es dir schwer sie auch wirklich durchzuziehen. Warum? Anstatt dir zu helfen deine Produktivität langfristig zu verbessern, fokussieren sie sich nur auf eins, Zeit zu sparen. Neben dem Managen von Zeit geht es aber laut dem Harvard Business Manager beim Zeit- bzw. Selbstmanagement vor allem um eins - das Managen von Stress.
Hilft dir eine Methode nicht bei deinem Stress-Management, bist du dazu geneigt sie nicht durchzuziehen und erreichst genau das Gegenteil von dem, was du eigentlich wolltest. Anstatt Zeit zu gewinnen, verlierst du sie durch nerviges Ausprobieren.
Wir helfen dir mit unserem Ranking die beste Zeitmanagement Methode für dich zu finden. Aus diesem Grund haben wir die Bekanntesten, wie die ALPEN-Methode, das Eisenhower-Prinzip und viele mehr, von „Musst du unbedingt ausprobieren“ bis zu „Zeitverschwendung“ geranked.
Gliederung
Wie erkenne ich gute Zeitmanagement Methoden? – unsere Kriterien
Überall wo man hinschaust sieht man Zeitmanagement-Tipps. Bist du auf der Suche nach einer Zeitmanagement Methode, die auch wirklich funktioniert? Dann ist unser Ranking genau das Richtige für dich. Achte auf folgende Kriterien und finde ein für alle Mal die richtige Methode für dich.
Allgemein gültig
Gutes Zeitmanagement ist in jedem Bereich deines Lebens sinnvoll und eine gute Methode sollte sich an jede Situation deines Lebens anpassen können. Egal ob du daran interessiert bist deine beruflichen oder persönlichen Ziele zu erreichen, die richtige Zeitmanagement Methode kann dir im Studium, Privatleben oder Haushalt genauso helfen, wie im Berufsleben.
Einfach umzusetzen
Die einfache Umsetzbarkeit einer Methode steht an oberster Stelle. Niemand möchte eine Methode erst lange studieren und ausprobieren müssen, bevor man mit ihr Zeit sparen kann. Schlechte Methoden beanspruchen oft selber viel Zeit. Was wir in unserem Ranking suchen, ist eine Methode, die simpel ist und uns hilft den Kopf freizubekommen, anstatt ihn zusätzlich zu belasten.
Steigert Produktivität
Was wollen wir alle von einer guten Zeitmanagement Methode? Natürlich, dass sie uns hilft produktiver zu arbeiten. Gute Zeitmanagement Methoden helfen uns dabei unsere Energie und Aufgaben richtig einzuteilen.
Die ABC-Methode
ABC-Methode Zusammenfassung
In einem Satz: Mit der ABC-Methode sortierst du deine Aufgaben nach Priorität und teilst deine Zeit dementsprechend ein.
Ranking: Obwohl, oder genau, weil die Methode unglaublich einfach ist, steigert sie deine Produktivität und du solltest sie unbedingt ausprobieren.
Geeignet für: Jeden der Simplizität liebt und produktiv arbeiten möchte, egal ob im Beruf, Studium, Haushalt oder anderen Bereichen.
Die ABC-Analyse ist eine betriebswissenschaftliche Methode, die dir hilft einen guten Überblick über deine Aufgaben zu bekommen und Prioritäten zu bilden. Warum musst du die Methode unbedingt ausprobieren? Ganz einfach – sie hilft dir dabei deine wichtigsten Aufgaben zu definieren und deine Zeiten entsprechend einzuteilen.
Im Zeitmanagement werden bei der ABC-Methode die Aufgaben eines Gesamtprojektes in drei Klassen – A, B & C – unterteilt.
A: Sehr wichtig & dringend – diese Teilaufgaben sind sehr wichtig und haben einen großen Nutzen. Proportional gesehen haben diese aber einen geringen Aufwand. Die Empfehlung der ABC-Methode ist es, diese Aufgaben persönlich zu übernehmen und am besten sofort zu bearbeiten.
B: Wichtig & nicht dringend - in dieser Kategorie sollte der Aufwand einer Aufgabe auch proportional zum Nutzen sein. Diese Aufgaben sind teilweise delegierbar, sollten aber, wenn möglich, selber übernommen bzw. terminiert werden.
C: Dringend aber nicht wichtig – diese kleinen Aufgaben haben den geringsten Nutzen für das Gesamtprojekt, müssen jedoch trotzdem gemacht werden und haben einen großen Aufwand.
Am besten funktioniert die ABC-Methode, wenn du den verschiedenen Aufgaben je nach Gruppierung einen Zeitrahmen zuordnest:
- Von Gruppe A sollten pro Tag ungefähr zwei Aufgaben umgesetzt und dafür ungefähr 60 % deiner Zeit in Anspruch nehmen.
- Die Aufgaben für Gruppe B sollten insgesamt ca. 25 % deiner Zeit in Anspruch nehmen.
- Ca. 15 % deiner Zeit solltest du für C-Aufgaben reservieren.
Warum ist die ABC-Methode so gut?
Sie ist simpel, steigert deine Produktivität und lässt sich überall einsetzen. Die ABC-Methode hat sie alle drei und fasst einige Prinzipien von anderen Methoden zusammen. Aus diesem Grund ist sie ganz oben bei uns im Ranking.
Ziel der Methode ist es, dir dabei zu helfen deine Aufgaben nach Priorität zu sortieren und so eine einfache Darstellung von komplexen Aufgaben zu haben. Die Methode setzt die Aufgaben in den Fokus, die für das Erreichen des Gesamtprojektes am wichtigsten sind.
Die Methode eignet sich für die Organisation von unterschiedlichen Unternehmensbereichen genauso wie bei der Organisation eines Uni-Semesters oder eines Haushaltsplans.
Was unterscheidet sie von anderen Methoden?
Die ABC-Methode kombiniert sowohl Elemente des Eisenhower-Prinzips, als auch des Pareto-Prinzips. Sie legt jedoch einen großen Wert auf Simplizität & Anwendbarkeit.
Auch hilft sie dir, wie es zum Beispiel auch die Pomodoro-Technik tut, mehr über deine Arbeitsweise herauszufinden und somit Zeitdiebe zu entlarven. Im Vergleich zur Pomodoro-Technik jedoch mit weniger Planungsaufwand.
Gibt es auch Nachteile?
Zeitmanagement ist und bleibt individuell. Wem eine Einteilung in A, B und C Gruppen zu wenig ist, kann diese auch um Gruppe D und E erweitern.
Fazit zur ABC-Methode: Musst du unbedingt ausprobieren
Die 'Eat that Frog' Methode
Zusammenfassung 'Eat that Frog' Methode
In einem Satz: Das Prinzip der Methode ist es, motiviert in den Tag zu starten, indem du am Anfang des Tages deine „Frösche“ – die Aufgaben, die Energie brauchen und die größten Auswirkungen auf deine Ergebnisse haben – erledigst.
Ranking: Simplizität trifft Effektivität – Eat that Frog ist ein einfaches Prinzip, welches die Produktivität deines gesamten Tages verbessern kann. Probiere es aus!
Geeignet für: Jeden, der ein bisschen Willenskraft besitzt und das Ziel hat seine Produktivität zu steigern, egal ob für den Beruf, das Studium oder den Haushalt.
Die 'Eat that Frog' Methode bezieht sich auf ein ganz einfaches Prinzip. Dein „Frosch“ ist die Aufgabe, welche du am liebsten aufschieben möchtest, gleichzeitig aber auch die größte Auswirkung auf deine Ergebnisse hat. Das Prinzip der Methode ist es, diesen Frosch gleich am Anfang des Tages zu „essen“.
Es gibt zwei Leitfäden für das „Frösche Essen“
- Wie kannst du die wichtigsten Frösche identifizieren?
Dieser Prozess kann gerne schon am Abend vorher geschehen. Mit Blick auf den nächsten Tag solltest du dir folgende Frage stellen: Welche Aktivitäten haben die größten Auswirkungen auf deine Ergebnisse? An dieser Stelle lohnt es sich die ABC Methode zu benutzen.
- Wie isst du deine Frösche am besten?
Beginne damit gleich am Morgen und lass dich in dieser Phase nicht ablenken. Es ist wichtig, dass du den „Frosch“ als festen Termin siehst und du ihn auch gleich am Morgen erledigst. Das daraus resultierende Erfolgserlebnis wird dich über den gesamten Tag begleiten.
Warum soll ich Frösche essen?
Die Methode 'Eat that Frog' ist einfach umsetzbar. Nachdem du deine Frösche identifiziert hast, kommt es vor allem darauf an, diese auch wirklich jeden Morgen als Erstes zu erledigen. Die Methode ist sinnvoll, da du nicht nur schwierige Aufgaben in einer biorhythmisch definierten Leistungsphase erledigst, sondern auch ein Erfolgserlebnis hast, welches dich für den gesamten Tag motivieren wird.
Weder musst du den ganzen Tag Entscheidungen treffen, noch musst du dich auf einen Bereich deines Lebens festlegen, wenn du die Methode anwenden möchtest. Die 'Eat that Frog' Methode macht dich produktiver, da du am Morgen deinen Kopf freibekommst und weniger gestresst in den Tag startest.
„I try to fill my calendar in reverse, from the end-of-day to earlier; I try to reserve the morning for doing ‘real work’. I find I can focus more in the morning, whereas it’s harder to get focused after having been bombarded by meetings, so I try to save meetings for later in the day.”
Gibt es auch Nachteile?
Die 'Eat that Frog' Methode ist einfach und gut. Jedoch musst du auch eine gewisse Willenskraft und Disziplin mitbringen, um den "Frosch" früh morgens zu essen. Du darfst dem Drang, früh am Morgen deine E-Mails zu checken oder anderen Dingen nachzugehen, nicht nachgeben.
Fazit zur 'Eat that Frog' Methode: Musst du unbedingt ausprobieren
Personal Kanban
'Personal Kanban' Zusammenfassung:
In einem Satz: Die Kanban Methode setzt ihren Fokus auf die Visualisierung des Arbeitsprozesses auf einem Board und garantiert dir damit einen guten Workflow und die Reduktion von Multitasking.
Ranking: Die Methode ist einfach & vielseitig anwendbar, kann aber die beiden Komponenten Dringlichkeit und Wichtigkeit nicht gleichzeitig einbringen.
Geeignet für: Die Arbeit in Teams oder als Einzelperson (besonders für Freiberufler) aber auch für das private Selbstmanagement.
Die 'Personal Kanban' Methode legt großen Wert auf die Visualisierung deiner Aufgaben und des Arbeitsprozesses. Das Kanban-Board besteht aus drei Spalten und stellt sicher, dass nicht zu viele Aufgaben auf einmal übernommen werden. Du kannst genauso gut ein online Whiteboard, wie eine physische Pinnwand oder jegliche andere Form an Board für die Visualisierung benutzen.
- Spalte: To Do – offene Aufgaben
- Spalte: Doing – Aufgaben in Arbeit
- Spalte: Done – erledigte Aufgaben
Klingt simpel, ist es auch. Jede Karte auf dem Board entspricht einer Aufgabe und wird entsprechend dem Bearbeitungszustand in die Spalten eingeordnet. Wichtig bei der Umsetzung ist es, bestimmte Regeln festzulegen. Eine Regel sollte beinhalten, ab wann eine Aufgabe als erledigt gilt. Eine weitere Regel sollte festlegen, wie viele Aufgaben gleichzeitig in der zweiten Spalte bearbeitet werden dürfen.
Warum ist die Methode gut?
Wie auch bei den ersten beiden Methoden legt das Kanban-Board Wert auf Simplizität. Die Methode lässt sich einfach in bestehende Abläufe eines Unternehmens integrieren und eignet sich besonders gut für die Arbeit in großen oder kleinen Teams. Für Einzelpersonen, z. B. Freiberufler ist die Methode ebenfalls sinnvoll und auch vor dem Privatleben muss sie nicht Halt machen. Ein 'Personal Kanban-Board' in der Küche? Kein Problem.
Die Methode sorgt für einen guten Workflow und mehr Transparenz in der Kommunikation. Sie fördert ein fokussiertes Arbeiten, da nicht zu viele Aufgaben gleichzeitig übernommen werden können.
Kanban, you build a map of your work. The landscape depicted is your value stream. A value stream visually represents the flow of your work from its beginning through to its completion.
Was kann die Methode nicht?
Die Methode kommt an ihre Grenzen, wenn es um das Setzen von Prioritäten kommt. Du musst dich entscheiden, ob die wichtigsten oder die dringenden Aufgaben ganz oben in der Spalte stehen.
Fazit zu Personal Kanban: Kannst du ausprobieren
'One Minute To-Do List'
'One Minute To-Do List' Zusammenfassung:
In einem Satz: Diese Methode fügt der klassischen To-do Liste zwei weitere Spalten hinzu, um Aufgaben nach Dringlichkeit zu sortieren und integriert einen Review-Prozess.
Ranking: Die 'One Minute To-Do List' hat es nur in die zweite Kategorie geschafft, da sie ebenfalls das Thema Dringlichkeit nicht mit dem Thema Wichtigkeit verknüpft. Trotzdem gibt sie eine gute Übersicht und hilft dir deine Produktivität zu steigern.
Geeignet für: Jeden der seine simple To-do Liste produktiver machen möchte. Die 'One Minute To-Do List' bietet einen schnellen Überblick über die eigenen Aufgaben, welcher in jedem Bereich des Lebens sinnvoll ist.
Eine Minute soll diese neue Art der To-do Liste in Anspruch nehmen. Damit steht eins fest, neben dem Setzen von Prioritäten steht auch bei dieser Zeitmanagement Methode eine einfache Umsetzung im Vordergrund.
Was ist neu an der 'One Minute To-Do List'?
Anders als bei normalen To-do Listen besteht diese aus drei Spalten. Erfinder Michael Linenberger nennt diese auch „Urgency Zones“:
Critical Now: Aufgaben, die noch am selben Tag erledigt werden sollen.
Opportunity Now: Aufgaben, die du gerne am selben Tag oder in derselben Woche erledigen möchtest. Diese Aufgaben können jedoch auch warten, ohne Schaden anzurichten.
Over the Horizon: Aufgaben, die 10 Tage oder länger warten können.
Die Tipps vom Erfinder:
- Hab nie mehr als 5 Aufgaben in der „Critical Now“ Spalte.
- Hab nicht mehr als 20 Aufgaben in der „Opportunity Now“ Spalte.
- Überprüfe jede Spalte nach Dringlichkeit – die „Critical Now“ Spalte jede Stunde, die „Opportunity Now“ Spalte jeden Tag und die „Over the Horizon“ Spalte jede Woche.
- Wenn die „Over the Horizon” Spalte zu groß wird, setze dir ein Startdatum für das Erledigen dieser Aufgaben.
Das sind die Vorteile
Sie ist vielleicht nicht bei jedem in einer Minute aufgeschrieben, aber die 'One Minute To-Do List' ist schnell visualisiert und bietet dir einen guten Überblick über deine wichtigsten Aufgaben und über die, die noch ein bisschen warten können.
Die Liste lässt sich in jedem Bereich des Lebens einsetzen. Du kannst sie im Studium, Berufsleben oder Privatleben flexibel und einfach umsetzen. Ähnlich wie beim Personal Kanban hilft dir die Limitierung von Aufgaben in einer Spalte dabei, nicht zu viele Aufgaben auf einmal zu übernehmen.
Das sind die Nachteile
Bei dieser Liste kommst du um ein regelmäßiges Prüfen nicht herum. Damit du sicher gehst, dass die dringenden Aufgaben auch ganz oben auf der Liste stehen, solltest du sie am besten stündlich überprüfen. Da es sich bei dieser Zeitmanagement Methode nur um eine Organisation nach Dringlichkeit und nicht nach Wichtigkeit handelt, könnte es passieren, dass wichtige Themen, auch wenn sie nicht dringlich sind, vernachlässigt werden.
Fazit zur 'One Minute To-Do List': Kannst du ausprobieren
Pareto-Prinzip
Pareto-Prinzip Zusammenfassung:
In einem Satz: Der Grundgedanke des Pareto-Prinzipes ist es in 20 Prozent der Zeit 80 Prozent deiner Ergebnisse zu erreichen und deine Aufgaben dementsprechend zu priorisieren.
Ranking: Das Prinzip ist allgemein gültig, bietet jedoch keinen konkreten Anwendungsvorschlag und kann bei falschem Verstehen zu Unproduktivität führen.
Geeignet für: Jeden der ein universal anwendbares Prinzip sucht, welches bei der Bildung von Prioritäten hilft.
Die Pareto-Methode bezieht sich auf das gleichnamige Prinzip von dem Soziologen Vilfredo Pareto, welcher die bekannte Beobachtung gemacht hat, dass 20 % der Population 80 % der Flächen in Italien besitzen. Dieses Prinzip wurde als die 80/20 Regel oder Pareto-Prinzip bekannt und lässt sich auch im Zeitmanagement einsetzen.
Für die Zeit & Aufgabenplanung bedeutet das Prinzip: 20 % der aufgewendeten Zeit erzielt bereits 80 % der Ergebnisse. Die verbleibenden 20 % der Ergebnisse brauchen andersrum 80 % der Zeit.
Die Methode setzt den Fokus darauf, die Aufgaben ausfindig zu machen, die dir schon 80 % der Ergebnisse liefern. Restliche Aufgaben müssen meist trotzdem erledigt werden, können aber vernachlässigt werden.
Für jedes Projekt könntest du eine To-do-Liste mit all deinen Aufgaben anlegen und die 20 % ausfindig machen, welche dir schon 80 % der Ergebnisse liefern.
Ein Beispiel
Nehmen wir an du hast am Freitag spontan eine Besprechung und sollst bis dahin eine Präsentation vorbereiten. Wenn deine To-do-Liste für die Präsentation noch 10 Teilaufgaben enthält, identifiziere und kümmere dich um zwei Aufgaben, die dir 80 % der Ergebnisse liefern. Wie zum Beispiel die grobe Form und der Inhalt. Diese kannst du in 20 % der Zeit fertigstellen. Aufgaben wie die Formatierung, optische Aufbereitungen oder Animationen können auch später erledigt oder vernachlässigt werden.
Wann kann man das Prinzip gut anwenden?
Immer, wenn du Prioritäten setzen musst. Wenn du zum Beispiel an mehreren Aufgaben gleichzeitig arbeitest, die eine Deadline haben, hilft dir das Prinzip dabei die wichtigsten Aufgaben zu definieren.
Das Pareto-Prinzip hilft dir dabei alle wichtigen Aufgaben in der vorgegebenen Zeit zu erledigen. Die restliche Zeit kannst du damit verbringen Aufgaben durch Details zu verbessern oder dich anderen zu widmen.
Was sind die Nachteile?
Nicht jede Aufgabe, die viel Zeit in Anspruch nimmt, aber nur wenig zum Gesamtergebnis beiträgt, kann einfach vernachlässigt werden. Viele dieser Aufgaben dienen als Vorbereitung für gewinnbringende Aufgaben.
Außerdem ist die Methode nicht einfach zu verstehen und deswegen auch teilweise nicht einfach anwendbar. Der Gedanke, dass 20 % Einsatz genug wären um zufriedenstellende Ergebnisse zu leisten könnte einem auch dazu motivieren Aufgaben nicht richtig zu erledigen.
Fazit zum Pareto-Prinzip: Kannst du ausprobieren
Eisenhower-Prinzip
Eisenhower-Prinzip Zusammenfassung:
In einem Satz: Einteilung deiner Aufgaben in einer Matrix auf der Grundlage von zwei Kategorien – Wichtigkeit & Dringlichkeit.
Ranking: Kannst du dir anschauen – musst du aber auch nicht. Die ABC Methode funktioniert ähnlich, hat es in unserem Ranking aber weiter nach oben geschafft.
Geeignet für: Jeden, der Symmetrie mag und die Visualisierung in einer Matrix gut findet. Auch geeignet für Personen in Managementpositionen, die eine große Anzahl an Aufgaben managen müssen, aber auch delegieren oder streichen können.
Das Eisenhower-Prinzip ist eine der bekanntesten Zeitmanagement Methoden und setzt vor allem auf die Bildung von Prioritäten. Alle Aufgaben werden bei dieser Methode anhand von zwei Kriterien – Wichtigkeit & Dringlichkeit – in vier Quadranten eingeordnet.
- Quadrant: Wichtig & dringlich – sofort selber erledigen
- Quadrant: Wichtig & nicht dringlich – Termin festlegen und selber erledigen
- Quadrant: Nicht wichtig & dringlich – an jemanden delegieren
- Quadrant: Nicht wichtig & nicht dringlich – Aufgabe muss gar nicht erledigt werden
Vorteile der Matrix
Die Darstellung macht auf einem Blick sofort klar, woran als nächstes gearbeitet werden muss und welche Aufgaben noch warten können.
Der vierte Quadrant hilft dabei Zeitdiebe zu identifizieren – solche Aufgaben, die nur Zeit verschwenden und keine Ergebnisse bringen. Der dritte Quadrant auf der anderen Seite hilft dabei, Entscheidungen zu treffen, welche Aufgaben delegiert werden können.
Nachteile der Matrix
Es fällt schwer, die Aufgaben den richtigen Kategorien zuzuordnen. Was ist eigentlich nicht wichtig und trotzdem dringend? Sollte man Aufgaben die nicht wichtig und nicht dringend sind wirklich immer streichen?
Das Eisenhower-Prinzip hat Ähnlichkeiten mit der ABC-Methode, gibt jedoch keine Zeitvorgaben für die einzelnen Quadranten. Außerdem reserviert die Eisenhower Matrix einen gesamten Quadranten für Aufgaben, die delegiert werden sollen. Diese Methodik bietet sich für Personen in Führungspositionen deutlich eher an, als für Studenten, Freiberufler oder Berufstätige in keinen Führungspositionen.
Fazit zum Eisenhower-Prinzip: Kannst du dir anschauen
ALPEN-Methode
ALPEN-Methode Zusammenfassung:
In einem Satz: Die ALPEN-Methode hilft dir in fünf Schritten deinen Tagesablauf zu planen und für jede Aufgabe genaue Zeiten festzulegen.
Ranking: Die Methode ist bei uns weiter unten im Ranking gelandet, da sie sich nicht so einfach in den modernen Arbeitsalltag integrieren lässt und unrealistische Pufferzeiten einsetzt.
Geeignet für: Jeden, der seine Zeit frei einteilen kann, gerne nach einem strengen Zeitplan arbeitet sowie Selbstdisziplin mitbringt.
Neben einer Eselsbrücke um dir die einzelnen Schritte der Methode zu merken, hilft dir die Methode deinen Tagesablauf zu planen. Dafür stehen die einzelnen Buchstaben:
A –AUFGABEN & Termine notieren.
- Schreib all deine Aktivitäten in einer unsortierten To-do-Liste auf.
L – LÄNGEN einschätzen.
- Überlege dir genau, wie viel Zeit jede Aufgabe in Anspruch nimmt und notiere realistische, ehrliche Zeiten mit Bedacht auf Warte- oder Fahrtzeiten.
P – PUFFERZEITEN einplanen
- P steht für Pufferzeiten und Pausen, verplane also nicht 100 % deiner Zeit, sondern reserviere ungefähr 40 % deiner Zeit als Puffer
- 20 % stehen dabei für Puffer von geplanten Aufgaben und 20 % für Puffer von unvorhergesehene Aufgaben
E – ENTSCHEIDUNGEN treffen
- Priorisiere welche Aufgaben du als Erstes erledigen möchtest, welche Aufgaben du kürzen, delegieren oder verschieben kannst
- Für diesen Punkt eignet es sich eine andere Methode, wie die ABC Analyse zu benutzen
N – NACHKONTROLLE
- Am Ende des Tages solltest du kontrollieren, ob deine Planung funktioniert hat und welche Aufgaben erledigt wurden
- Dieser Schritt hilft dir für deine nächste Planung
Da sind die Vorteile der Methode
Obwohl die Planung komplizierter ist als bei manch anderer Zeitmanagement Methode, so sind die einzelnen Schritte an sich verständlich formuliert und gut zu verstehen. Mit der ALPEN-Methode schaffst du es deinen Tag gut zu strukturieren und Stress zu reduzieren. Durch die strickte Struktur kann die ALPEN-Methode dir helfen Zeitdiebe zu identifizieren und deine Arbeitsweise besser zu verstehen.
Das sind die Nachteile der Methode
Ein Problem der ALPEN-Methode sind die Pufferzeiten. In der Theorie hören sich diese sehr gut an, praktisch gesehen ist es jedoch unrealistisch sich 40 % des Tages freizuhalten und dort keine Termine zu planen – besonders wenn man z.B. im Beruf viel Kundenkontakt hat.
Um mit der ALPEN-Methode effektiv zu arbeiten, solltest du also in der Lage sein, deine Zeit frei einteilen zu können und auch diszipliniert sein, um die genauen Zeitpläne einzuhalten. Wer nicht von Natur aus diszipliniert ist, würde vielleicht dazu neigen die Pufferzeiten mit Zeitdieben zu vergeuden. Auch für Arbeiten im Team eignet sich die Methode weniger, da ein genauer Zeitplan bei Teamarbeit schwierig zu planen ist.
Fazit zur ALPEN-Methode: Kannst du dir anschauen
'Getting Things Done'
'Getting Things Done' Zusammenfassung:
In einem Satz: 'Getting Things Done' ist ein komplexes Ordnungssystem, welches aus 5 Schritten besteht und all deine Aufgaben und Projekte nach Kontext und Zeit sortiert.
Ranking: Erst wenn du die Methode richtig verstanden und verinnerlicht hast, kann du mit ihr Zeit sparen.
Geeignet für: Jeden, der diszipliniert ist, gewillt Zeit zu investieren, um eine neue Methode in seinen Alltag zu integrieren und gerne Listen schreibt.
Der Grundsatz dieser Methode ist es, Platz in deinem Kopf zu schaffen, indem du all deine Gedanken und Erledigungen aufschreibst und in ein System einpflegst.
Der Erfinder dieses Systems beschreibt diesen Vorgang folgendermaßen: „Erhalte Kontrolle über dein Leben: 5 Schritte, mit denen du deinen Workflow optimieren kannst“. Diese fünf Schritte lauten wie folgt:
- Sammle all die Dinge, die dich beschäftigen und halte sie fest. Das können Ziele, Projekte, Termine und sonstige Verpflichtungen sein.
- Sortiere diese und finde heraus was du für jedes Einzelne tun kannst. Dabei solltest du eine Unterscheidung in „Aufgaben“ und „Projekte“ vornehmen und diese entsprechend in verschiedene In-Boxen ablegen. In-Boxen können E-Mail-Postfächer, Schachteln oder sonstige Boxen sein.
Aufgaben: Kannst du in unter 2 Minuten erledigen, solltest du entweder sofort erledigen oder delegieren
Projekte: Dauern länger als 2 Minuten – schreib sie auf eine To-do-Liste und versehe sie mit einem Startdatum oder sortiere sie in den Irgendwann-Ordner
- Organisiere deine Listen
Liste 1: „Nächste Schritte für deine Projekte”
Liste 2: “Warten auf” für delegierte Aufgaben
Liste 3: „Vielleicht/ Irgendwann” für Projekte
Liste 4: „Terminkalender“ für das Eintragen sämtlicher Termine
Liste 5: „Referenzmaterial” für alle Projektunterlagen
- Review Prozess: Täglich solltest du einen Blick auf deine Kalender & Listen werfen und gegebenenfalls neue Aufgaben und Projekte hinzufügen. Wöchentlich solltest du alle Listen durchschauen, alle erledigten Dinge streichen, Termine aktualisieren und In-Boxen leeren.
- Der fünfte Schritt besteht darin, sie zu erledigen („to get things done“)
'Getting Things Done' klingt erstmal genau nach dem, was wir alle wollen. Wenn du unser Ranking verfolgt hast, hast du aber schon bemerkt, dass die Methode es nicht bis ganz nach oben geschafft hat. Und hier ist warum:
Nachteile
Wie du vielleicht schon an der langen Beschreibung gemerkt hast, ist diese Methode nicht einfach umgesetzt. Die große Hürde bevor dich die Methode produktiver machen kann, ist sie überhaupt erst zu verstehen.
Du musst erst Zeit investieren, bevor du Zeit gewinnen kannst. Wenn du immer wieder nachlesen musst, wie die Methode eigentlich gedacht ist, könnte es dazu kommen, dass du es nicht schaffst sie in deinen Alltag zu integrieren und damit leider nur Zeit verschwendest.
Dazu kommt noch die Zeit, die du investieren musst, um die Listen und In-Boxen zu pflegen und up to date zu halten. Am besten solltest du die Listen täglich durchschauen und aktualisieren. Vor lauter Organisation und das Bestücken von Listen mit Informationen, das Einteilen in Aufgaben und Projekte, das Hinzufügen von Terminen und Referenzmaterial könntest du deine wirklich wichtigen Aufgaben vernachlässigen.
Gibt es auch Vorteile?
Das Aufschreiben von jeder neuen Idee, jedes Ereignis oder jeder Aufgaben verlangt natürlich Zeit, hilft dir aber dabei deinen Kopf komplett frei für Aufgaben und neue Ideen zu machen. 'Getting Things Done' ist als Ordnungssystem gedacht, dass deinen Kopf entlastet.
Fazit zu 'Getting Things Done': Zeitverschwendung
Pomodoro-Technik
Pomodoro-Technik Zusammenfassung:
In einem Satz: Die Pomodoro-Technik arbeitet mit einer Stoppuhr und unterteilt deinen Arbeitstag in Intervalle von jeweils 25 Minuten Arbeit mit anschließenden 5 Minuten Pause.
Ranking: Die Pomodoro-Technik ist ganz unten bei uns im Ranking, da das Organisieren der Methode mehr Zeit in Anspruch nimmt, anstatt sie dir schenkt und zusätzlich Stress auslösen kann.
Geeignet für: Jeden, der sich von Timern nicht stressen lässt, Zeit mitbringt um eine neue Methodik zu erlernen und seine Konzentration, Selbstkontrolle & Selbstdisziplin trainieren möchte.
Bei der Pomodoro-Technik geht es darum, deine Arbeitsweise besser kennenzulernen sowie deine Selbstkontrolle & Selbstdisziplin zu trainieren.
Die Pomodoro-Technik arbeitet mit Zeitintervallen, einem Blatt Papier (physisch oder online) und mit einem Timer.
Ein Pomodoro – oder auch Zeitabschnitt – besteht aus 25 Minuten Arbeit. Diese Phase wird mit einer Stoppuhr überwacht und sollte aus intensiver Arbeit ohne Ablenkungen bestehen. Nach einem Pomodoro folgen jeweils 5 Minuten Pause. Nach vier Pomodri hast du ein Zyklus abgeschlossen und solltest eine längere Pause von bis zu 30 Minuten einlegen.
Bevor es jedoch an die Arbeit geht, solltest du dir am Anfang einen Pomodoro Zeit nehmen, um all deine Aufgaben für den Tag aufzuschreiben und in Pomodori einzuteilen. Hast du also ein größeres Projekt, unterteile die einzelnen Aufgaben in 25-Minuten Schritte.
Wichtig zu beachten:
Solltest du in der vorgegebenen Zeit nicht mit einer Aufgabe fertig werden, ignoriere den Timer nicht, sondern mach trotzdem 5 Minuten Pause und arbeite im nächsten Pomodoro an der Aufgabe weiter.
Notiere dir am Ende immer wie viele Pomodori du für eine Aufgabe benötigt hast sowie mögliche Störungen, um deinen Arbeitstag und deine Arbeitsweise besser kennenzulernen.
Darum funktioniert die Pomodoro-Technik nicht:
Wie auch bei der 'Getting Things Done' Methode, musst du die Pomodoro-Technik erst trainieren bevor du deine Arbeitsweise kennst und Zeit einsparen kannst. Die Organisation der Methode und das Analysieren deines Arbeitstages sind zeitintensiv.
Je nachdem was für ein Arbeitstyp du bist, könnte eine Stoppuhr zu Unwohlsein und Stress im Arbeitsalltag führen. Wenn du doch einmal abgelenkt wirst und die Stoppuhr klingelt bevor du deine Aufgabe beendest, könnte sich das Gefühl von Versagen oder ein schlechtes Gewissen breit machen. Beides keine gute Voraussetzung für eine produktive Arbeitsweise.
Voraussetzungen für die Methode sind:
- Selbstdisziplin - brauchst du um dich während der Pomodori wirklich nicht ablenken zu lassen.
- eine aufwendige Planung - denn du musst genau einschätzen können, wie viel Arbeit du in 25 Minuten schaffst.
- eine gute Einstellung zu dem Arbeiten mit Timern.
Auch wenn man sich von Stoppuhren nicht stressen lässt, so kann das Setzen von festen Zeitrahmen zu unproduktiver Arbeit führen. Entweder kann dich das Klingeln des Timers aus dem Workflow reißen, oder es kann dir passieren, dass du dich zwingen musst die 25 Minuten durchzuarbeiten, wenn dir mal die Konzentration fehlt. Seien wir mal ehrlich, so sehr wir es auch versuchen, ist es nicht unrealistisch während eines Pomodori Zyklus nie von einem Kollegen oder einer Nachricht gestört zu werden?
Das kannst du mit der Methode trainieren:
- Fokussiert zu arbeiten
- Deine Konzentrationsfähigkeit zu steigern
- Unterbrechungen zu eliminieren
- Multitasking zu vermeiden
Fazit zur Pomodoro-Technik: Zeitverschwendung
Fazit: Worauf kommt es beim Zeitmanagement wirklich an
Der Kernpunkt von jedem guten Zeitmanagement ist Durchhaltevermögen und Kontinuität. Alle Methoden, die es ganz nach oben in unser Ranking geschafft haben, haben eins gemeinsam. Es geht ihnen nicht einzig und alleine darum, mehr Aufgaben in weniger Zeit zu schaffen, sondern dir bei Gewichtungs- und Entscheidungsfragen zu helfen und damit deinen Stress zu senken. Jede gute Methode fällt und steht jedoch mit unserer Selbstdisziplin.
Du suchst ständig nach neuen Methoden?
Dann solltest du jetzt damit Schluss machen. Unser Ranking ist dafür gedacht, dass du die perfekte Methode für dich findest und dich nicht mehr stundenlang auf die Suche begeben musst. Denn genau das ist das Problem: Um mit Zeitmanagement Methoden erfolgreich zu werden, musst du das beste System für dich finden und es so lange wie möglich beibehalten.
Du weißt jetzt auf welche Kriterien es bei guten Zeitmanagement Methoden ankommt. Die immer neue Suche nach Methoden kostet dich viel mehr Zeit, als das du gewinnst. Um das zu verhindern, solltest du dir mithilfe unseres Rankings eine Methode aussuchen, die wirklich zu dir passt. Hast du noch nichts gefunden? Dann lese jetzt weiter, um noch zwei Alternativen zu entdecken.
Alternativen zu Zeitmanagement Methoden
Wenn du durch unser Ranking geschaut hast und immer noch keine passende Methode für dich gefunden hast, haben wir hier noch zwei Alternativen für dich:
Journaling
Neben Zeitmanagement Methoden kann dir auch Journaling helfen deinen Arbeitstag rückblickend zu verstehen. Im Journaling schreibst du Gedanken, Erlebnisse und Ideen des Tages auf und reflektierst darüber, welche Aufgaben dich Zeit gekostet und welche dir sinnvolle Ergebnisse geliefert haben. Journaling kann dir helfen:
- deine Erfolge zu erkennen und diese wertzuschätzen
- deine Planung zu verbessern, indem du festhältst, was du an einem Tag gemacht hast und darüber kritisch reflektierst
- deine Zeitdiebe zu identifizieren und minimieren
Zeiterfassung & Projektmanagement-Software
Auch Computer-Software kann dir auf diese Art dabei helfen einen Überblick über deinen Tag zu bekommen, Zeitdiebe zu identifizieren und deine produktivsten Ergebnisse wahrzunehmen.
memtime zum Beispiel ist eine vollautomatische Zeiterfassungssoftware, die deinen Arbeitstag am Computer sekundengenau und detailliert erfasst. So weißt du am Ende des Tages genau woran du gearbeitet hast und wie du dir deine Arbeit an verschiedenen Projekten besser einteilen kannst.
memtime kannst du auch mit deiner Projektsoftware verbinden. So hast du all deine Projekte und gemessenen Zeiten an einem Ort und kannst dir einen genauen Überblick über deine Arbeitsweise verschaffen.