1. Was ist timeBro?

  1. 1.1 Was ist timeBro?
    timeBro ist eine intelligente Zeiterfassungssoftware, die alle Computeraktivitäten, Kalendertermine und Abwesenheitszeiten vollautomatisch misst und in ihrer zeitlichen Abfolge anzeigt. Anhand der gemessenen Zeiten können Nutzer ihre Zeiten schneller und präziser Projekten zuordnen und sie an ihre jeweilige Projektsoftware oder MS Excel exportieren.
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  2. 1.2 Wer nutzt timeBro – und wozu?
    timeBro wird vorwiegend von Unternehmen und Selbstständigen genutzt, die ihre Arbeitszeiten für Projekte, Kunden, Mandanten oder Tickets erfassen wollen. Zu unseren Kunden gehören z.B. Agenturen, Anwälte, IT-Dienstleister, Berater, Ingenieure, Architekten – aber auch viele Projektteams aus der Industrie oder dem Startupbereich, die ihre Produktivität messen und steigern wollen.
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  3. 1.3 Wie unterscheiden sich die zwei timeBro Varianten?
    1) timeBro Basic ist ein Offline Client – es erstellt aus den erfassten Zeiten einen Stundenzettel in Excel. Es eignet sich perfekt für kleine Unternehmen und Selbstständige.
    2) timeBro Connect ist ein Offline Client mit Schnittstelle – es leitet alle auf Projekte gebuchten Stunden mit einem Klick an die API-Schnittstelle der jeweils angebundenen Software weiter.
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    • Die Stunden werden dort automatisch für den Nutzer eingetragen.
    • Weitergeleitet werden können nur Stundensummen auf Projekten – Zeitmessungen bleiben geheim und werden ausschließlich lokal auf dem Gerät des Nutzers gespeichert.
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  4. 1.4 Gibt es auch eine mobile App?
    Wir bieten bewusst keine mobile App an.
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    • Unser Kernversprechen ist es, sicherzustellen, dass die Zeitmessungen/Arbeitsdaten unserer Nutzer für niemanden außer ihnen selbst einsehbar sind.
    • Deshalb laufen diese Daten nicht über einen Server, sondern werden ausschließlich lokal auf den Geräten unserer Nutzer gespeichert.
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2. Welches Problem löst timeBro?

  1. 2.1 Welches Problem löst timeBro?
    Zeiterfassung kostet Zeit und Geld. Als Nutzer bisheriger Lösungen steht man vor der Wahl:
    A) Kontinuierlicher Aufwand d.h. Zeiten mitschreiben oder mit Stoppuhren messen
    • Kostet je nach Arbeitsverhalten, länge der Aktivitäten und Anzahl der Projekte mindestens 15-45 min/Tag
    • Unterbricht kontinuierlich den Arbeitsfluss und kostet damit weitere Zeit, Konzentration und Produktivität
    • Laut mehrerer Studien, dauert es nach einer Unterbrechung durchschnittlich 25 Minuten, bis man seine vorheriges Konzentrationsniveau wiedererlangt hat.
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    B) Zeiten rückblickend schätzen
    • Ergibt falsche Zeiten, da Stunden vergessen – oder auf die falschen Projekte gebucht werden
    • Laut einer Studie in Harvard Business Revue werden im Durchschnitt 33% der Zeiten noch am gleichen Tag vergessen oder falsch eingeschätzt – mit jedem weiteren Tag erhöht sich diese Ungenauigkeit.
    • Auch Schätzen ist zeitaufwendig, da es ohne Hilfe sehr anstrengend ist einen Tag zu rekapitulieren.
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  2. 2.2 Wie löst timeBro das Problem?
    timeBro erspart seinen Nutzern sowohl kontinuierlichen Aufwand als auch Aufwand beim Schätzen und Eintragen – und ermöglicht zugleich maximale Genauigkeit der Zeiterfassung. Durch die Anzeige aller gemessenen Computeraktivitäten, Kalendertermine und Abwesenheitszeiten erhalten Nutzer die perfekte Erinnerungshilfe, um ihre Zeiten rückblickend, schnell und dennoch korrekt auf Projekte zu buchen.
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  3. 2.3 Wieso spart Zeiterfassung mit timeBro so viel Zeit?
    Vor allem aus zwei Gründen:
    A) Kein kontinuierlicher Aufwand nötig
    • timeBro arbeitet den ganzen Tag im Hintergrund für den Nutzer, ohne dass dafür Interaktion nötig wäre. Kein Start-Stop wie bei Stoppuhren – kein Mitschreiben oder Aktualisieren von Zeiten: Alle Aktivitäten werden vollautomatisch gemessen und in der gewünschten Genauigkeit angezeigt.
    • Am Ende des Tages – oder auch erst nach mehreren Tagen – können Nutzer ihre Arbeitszeiten anhand der Erinnerungshilfe genau rekonstruieren und schnell im Kalenderstil auf ihre Projekte buchen.
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    B) Schneller als Schätzen und separates Eintragen/Kommentieren
    • Jegliches Kopfzerbrechen über die richtigen Zeiten entfällt dank der Erinnerungshilfe.
    • Das Zeitenbuchen im Kalenderstil ermöglicht es, alle Zeiten in einer Übersicht auszuwählen, zu kommentieren und dann mit einem Klick eintragen zu lassen.
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  4. 2.4 Wieso ist Zeiterfassung mit timeBro so viel genauer?
    Weil die automatische Messung anstelle des menschlichen Gedächtnisses tritt. Ganz im Gegensatz zu anderen Lösungen:
    A) Stoppen/Mitschreiben von Zeiten wird regelmäßig vergessen
    • Kontinuierliche Zeiterfassung wie Stoppuhren oder das permanente Mitschreiben und Aktualisieren von Zeiten wird immer wieder vergessen, sobald hohe Konzentration auf die eigentliche Arbeit erforderlich ist.
    • Das heißt, sie sind sowohl zeitaufwendig – als auch durch die vielen Lücken sehr ungenau. Durch das häufige Vergessen muss am Ende wieder geschätzt werden.
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    B) Schätzen ist aufgrund der Vergessenskurve sehr ungenau
    • Menschliches Zeitgefühl wird stark durch Emotionen beeinflusst. So vergeht zum Beispiel die Zeit bei angenehmen Aufgaben oder hochkonzentriertem Arbeiten wie im Flug und wird entsprechend zu kurz eingeschätzt – während unangenehme oder langweiligere Aufgaben rückblickend wie eine Ewigkeit erscheinen.
    • Laut der in Harvard Business Review veröffentlichten Studie "Time is money" erreichen Menschen, die ihre Zeiten noch am gleichen Tag schätzen eine durchschnittliche Genauigkeit von 67%. Das heißt 33% der Zeiten werden entweder ganz vergessen oder den falschen Projekten zugeordnet.
    • Dieser Wert verschlechtert sich entlang der Ebbinghaus Forgetting Curve mit jeder weiteren Stunde: Bei einer Schätzung alle 2-3 Tage ergaben sich durchschnittlich 55%, bei nur einmal pro Woche 48% und bei Schätzungen nach über einer Woche nur noch 36% Genauigkeit.
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  5. 2.5 Warum sind ungenaue Zeiten so ein großes Problem?
    Ungenaue Zeiten bedeuten Zeiten, die entweder vollkommen vergessen werden oder auf die falschen Projekte gebucht werden. Das heißt, die Zeiten können entweder nicht abgerechnet werden oder belasten die Budgets der falschen Projekte.
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    • Fehlende Stunden bei der Abrechnung und damit Umsatzeinbußen ergeben sich oft durch Zeiten, die vergessen werden. Noch öfter jedoch durch Zeiten, die fälschlich auf internen Projekten landen oder auf Projekten, die später nicht abgerechnet werden können, weil sie zum Beispiel abgebrochen oder pausiert werden.
    • Weniger offensichtlich – aber mittelfristig viel verheerender ist das Buchen auf die falschen Projekte aus der Ressourcenperspektive. Denn durch falsches Controlling kommt es zu falschen Entscheidungen, welche die Auslastung und Profitabilität senken und somit schnell in die Insolvenz führen können.
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3. Wie funktioniert die automatische Zeitmessung?

  1. 3.1 Was kann timeBro erfassen?
    timeBro erfasst vollautomatisch, d.h. ohne, dass der Nutzer etwas tun muss:
    1. Alle Computeraktivitäten
    • Alle Zeiten in Programmen und Dateien, alle Zeiten in E-Mails, die man liest oder schreibt und alle Zeiten im Browser – bis auf das Tab/Fenster genau.
    • Gemessen wird immer das Fenster, das aktuell im Vordergrund ist, d.h. das Fenster, in dem der Nutzer mit Maus und Tastatur aktiv ist. Gibt es für eine vom Nutzer definierte Zeitdauer keine Bewegung, stoppt die Zeitmessung des Fensters.
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    2. Alle Kalendertermine
    • timeBro liest den Kalender für den Nutzer aus und zeigt die Dauer von Terminen an.
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    3. Alle Abwesenheitszeiten
    • Gibt es für eine Zeit lang keine Bewegung, stoppt die Zeitmessung der Computeraktivitäten und die Abwesenheitszeit wird gemessen, bis der Nutzer an den Computer zurückkehrt.
    • Diese Zeit wird als "Offlinearbeit" angezeigt und wird bei Rückkehr direkt durch eine Benachrichtigung gemeldet und kann umbenannt werden. ("Welcome Back Funktion")
    • Die Dauer, ab der die Zeitmessung einer Abwesenheitszeit beginnt, ist standardmäßig auf 5 min gesetzt und kann beliebig konfiguriert werden.
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  2. 3.2 Was ist, wenn ich mehrere Fenster offen habe?
    timeBro erfasst immer nur die Aktivität, die gerade aktiv im Vordergrund stattfindet – also das Fenster, in dem der Nutzer mit Maus und Tastatur aktiv ist. Schreibt der User also z.B. eine E-Mail, während er Musik hört, misst timeBro nur die Dauer des E-Mail Schreibens.
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  3. 3.3 Wie werden Zeiten erfasst, wenn ich nicht am Computer sitze?
    Diese Zeiten werden als Abwesenheitszeiten erfasst und angezeigt:
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    • Gibt es für eine Zeit lang keine Bewegung, stoppt die Zeitmessung der Computeraktivitäten und die Abwesenheitszeit wird gemessen, bis der Nutzer an den Computer zurückkehrt.
    • Diese Zeit wird als "Offlinearbeit" angezeigt und wird bei Rückkehr direkt durch eine Benachrichtigung gemeldet und kann umbenannt werden. ("Welcome Back Funktion")
    • Die Dauer, ab der die Zeitmessung einer Abwesenheitszeit beginnt, ist standardmäßig auf 5 min gesetzt und kann beliebig konfiguriert werden.
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  4. 3.4 Wie werden Anrufe erfasst?
    1. Soll die genaue Dauer eines Anrufes erfasst werden, kann der Nutzer einfach seinen Bildschirm sperren. (Windows: [Windowstaste] + [L] oder auf Mac: [Ctrl] + [Shift] + [Shutdown]) Dadurch beginnt timeBro sofort eine Abwesenheitszeit zu messen, die direkt bei Rückkehr durch eine Benachrichtigung gemeldet wird und umbenannt werden kann.
    2. Oft ist das jedoch nicht nötig , denn geplante Anrufe stehen üblicherweise im Kalender und werden demnach erfasst.
    3. Bei spontanen Anrufen findet zudem meist zeitgleich eine Computeraktivität statt, die zum Thema/Projekt des jeweiligen Anrufes passt. Um auf das Thema des Anrufes eingehen zu können bzw. mitreden zu können, holt sich die angerufene Person in der Regel eine relevante Datei oder E-Mail auf den Bildschirm. Auf diesem Weg kann die Zeit später zugewiesen werden.
    4. Ist eine Telefonsoftware vorhanden, kann sie gegen eine entsprechende Gebühr angebunden werden. Einfach Kontakt aufnehmen und anfragen.
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  5. 3.5 Wie genau werden die Zeiten gemessen?
    Auf die Sekunde genau. Der Nutzer kann die Anzeige der Zeiten durch den Zoom nach Belieben anpassen:
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    • Durch Klick auf +/- bei Zoom wird der Detailgrad der Anzeige von Zeiten verändert.
    • Je gröber der Zoom, desto mehr wird die Ansicht vereinfacht, indem dominante Aktivitäten kurze Zeiten schlucken.
    • Bei Klick auf gemessene Zeiten werden zusätzliche Informationen sichtbar.
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  6. 3.6 Können gemessene Zeiten gelöscht werden?
    Jede gemessene Zeit kann der Nutzer anklicken, um weitere Informationen zu erhalten oder sie mit Klick auf den Papierkorb zu löschen.
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  7. 3.7 Können Aktivitäten gezielt von der automatischen Messung ausgeschlossen werden?
    In den Einstellungen können Nutzer mit Hilfe der sogenannten Blacklist Webseiten oder E-Mail-Adressen festlegen, die von vornherein von der automatischen Messung ausgeschlossen werden.
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    • Bearbeitet der Nutzer E-Mails einer in der Blacklist angegebenen Adresse, werden diese erst gar nicht erfasst.
    • Besucht der Nutzer Webseiten, die in der Blacklist angegeben wurden, werden diese erst gar nicht erfasst.
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4. Wie funktioniert die Zeiterfassung auf Projekten?

  1. 4.1 Wie werden die Projekte in timeBro Basic erstellt?
    Projekte werden in timeBro Basic vom Nutzer selbst erstellt.
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    • Es können beliebig viele Unterprojekte hinzugefügt werden.
    • Sobald ein Projekt erstellt wurde ist es für die Zeiterfassung verfügbar.
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  2. 4.2 Wie werden die Projekte in timeBro Connect importiert?
    Nachdem der Nutzer sich über timeBro in der jeweils angebundenen Software eingeloggt hat, werden ihm all seine dort vorhandenen aktiven Projekte angezeigt.
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    • Unter "Neue Projekte" werden Projekte angezeigt, sobald sie in der angebundenen Software erstellt wurden. Sind neue Projekte zum Import verfügbar erhält der Nutzer eine Benachrichtigung.
    • Unter "Alle Projekte" stehen jederzeit alle verfügbaren Projekte zum Import bereit.
    • Um Projekte zu importieren, setzt der Nutzer Häkchen in den jeweiligen Checkboxen und klickt dann auf "Importieren".
    • Die importierten Projekte sind nun zur Zeiterfassung verfügbar.
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  3. 4.3 Wie werden Zeiten auf Projekte gebucht?
    Nutzer buchen ihre Zeiten unkompliziert und schnell im Kalender-Stil, indem sie mit der Maus Zeiträume auswählen.
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    • Als Orientierung zur Auswahl des richtigen Zeitraums dient die Erinnerungshilfe auf der linken Seite. Durch Klick auf Zoom kann sich der Nutzer seine Zeiten beliebig genau anzeigen lassen und auch entsprechend genau buchen.
    • Wird ein Zeitraum ausgewählt öffnet sich ein Dropdown-Menü mit Projekten, Suchleiste und der Möglichkeit einen Kommentar einzugeben.
    • Auf der rechten Seite werden die Projekte des Tages angezeigt, auf die bereits Zeiten gebucht wurden.
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  4. 4.4 Können gemessene Zeiten auch direkt Projekten zugeordnet werden?
    Ja. In der sogenannten Listenansicht bietet timeBro auch die Möglichkeit die Dauer gemessener Zeiten 1 zu 1 Projekten zuzuweisen – anstatt selbst Zeiträume zu buchen.
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    • Wechselt der Nutzer von standardmäßig eingestellten Timeline Ansicht zur Listenansicht, werden ihm seine gemessene Zeiten nicht im Tagesverlauf – sondern kumuliert in Form einer Liste angezeigt.
    • Zeiten im selben Programm oder Dokument, der selben Mail oder auf derselben Webseite werden hierbei zusammengefasst, um die Zuweisung zu erleichtern.
    • Die Zeiten können nun per Drag&Drop direkt Projekten zugewiesen werden.
    • Sogar die vollautomatische Zuweisung von Zeiten über die Vergabe von Regeln (Keywords oder Speicherorte) ist möglich.
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  5. 4.5 Wieso gibt es zwei unterschiedliche Möglichkeiten Zeiten zu erfassen?
    Beide Möglichkeiten, Timeline Ansicht und Listenansicht, können dem Nutzer Vorteile bieten. Das hängt jeweils vom individuellen Arbeitsverhalten und seiner Zielvorstellung ab.
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    • Die Timeline Ansicht ist besonders geeignet für Nutzer, die sich für ihren Tagesverlauf interessieren. Aufgrund der variabel einstellbaren Genauigkeit funktioniert sie sowohl für Nutzer, die besonders schnell sein wollen – als auch für solche die besonders genau sein wollen.
    • Die Listenansicht ist besonders geeignet für Nutzer, deren Arbeitsprozesse zur Vollautomatisierung der Zeiterfassung über Regeln eignen: Viel Arbeit in Dateien, E-Mails, Kalenderterminen und Webtools mit Tickets/Projektnummern – welche sich gut über Keywords oder Speicherorte Projekten zuordnen lässt.
    • Nutzer mit sehr vielen verschiedenen und sehr kurzen Aktivitäten haben entsprechend mehr gemessene Zeiten zuzuweisen, dass weniger summiert werden kann. Sie könnten trotz der Möglichkeit der Automatisierung letztlich mehr von der Geschwindigkeit des Zeitenbuchens in der Timeline Ansicht profitieren.
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  6. 4.6 Was wird exportiert – und wohin?
    timeBro exportiert ausschließlich Stundensummen auf Projekten und von Nutzern verfasste Kommentare mit Datum/Uhrzeit an die jeweils angebundene Software (timeBro Connect) oder an MS Excel (timeBro Basic).
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    • Alle gemessenen Zeiten und Kalendertermine bleiben auf dem Gerät des Nutzers und bieten dementsprechend keine Möglichkeit zum Einblick für Dritte oder zur Überwachung im Unternehmen.
    • Auf Projektebene bietet timeBro in der sogenannten Listenansicht die Möglichkeit alle Zeiten, die einem Projekt zugewiesen wurden in Form einer Excel Liste darzustellen. (Mouseover beim gewünschten Projekt -> Klick auf "..." -> Klick auf PA Report erstellen)
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5. Wie wird timeBro an andere Software angebunden?

  1. 5.1 Meine Software ist bereits timeBro Partner – wie kann ich sie mit timeBro verbinden?
    Einfach nach Klick auf Kostenlos testen die Variante "timeBro Connect" auswählen und daraufhin den jeweiligen Anbieter der Software.
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    • Daraufhin muss man nur noch die URL eingeben, die man immer zum Login verwendet (z.B. firmenname.anbieter.de).
    • In der Folge wird automatisch ein timeBro Account erstellt, der mit dieser URL verknüpft ist.
    • Nach der timeBro Installation erfolgt innerhalb von timeBro ein einmaliger Login beim Anbieter.
    • Damit steht die Verbindung: Projekte können nach timeBro importiert – und Zeiten aus timeBro exportiert werden.
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  2. 5.2 Meine Software ist noch kein timeBro Partner – wie kommt es zur Anbindung?
    Einfach Kontakt über support@timebro.de aufnehmen, den jeweiligen Anbieter nennen und im besten Fall noch einen Ansprechpartner.
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    • Unser Team sieht sich die jeweilige Software an und spricht mit den Kollegen um zu prüfen, ob und wie schnell eine Anbindung möglich ist.
    • Wir melden uns so bald wie möglich mit weiteren Informationen.
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  3. 5.3 Wie lange dauert die Anbindung eines neuen Software-Partners?
    Die meisten Anbindungen kommen erfahrungsgemäß innerhalb von 1-2 Wochen zustande.
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    • Das hängt davon ab, ob die Schnittstelle des jeweiligen Partners noch angepasst werden muss.
    • In Ausnahmefällen können bis zur Anbindung 4-6 Wochen vergehen. Je nachdem, ob auf beiden Seiten gerade ausreichend Kapazitäten zur Verfügung stehen.
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  4. 5.4 Welche Kosten entstehen durch die Anbindung?
    Die meisten Anbindungen kommen kostenlos zustande.
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    • Für die Anbindung eines Partners mit offener Schnittstelle entstehen von Seiten timeBro in der Regel keine weiteren Kosten und Gebühren.
    • Im Falle von individuellen Lösungen oder Sonderanfertigungen behalten wir uns insbesondere bei Bestellungen mit geringem Lizenzumfang die Möglichkeit einer gesonderte Abrechnung der Anbindung vor.
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6. Wie werden Datenschutz und Privatsphäre sichergestellt?

  1. 6.1 Ist das nicht Überwachung?
    Auf gar keinen Fall. Unser Kernversprechen ist es, sicherzustellen, dass die Zeitmessungen/Arbeitsdaten unserer Nutzer für niemanden außer ihnen selbst einsehbar sind. Deshalb laufen sie nicht über einen Server, sondern werden ausschließlich lokal auf den Geräten unserer Nutzer gespeichert.
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  2. 6.2 Welche Daten werden ausschließlich auf der Festplatte gespeichert?
    Alle Informationen, die innerhalb der Erinnerungshilfe angezeigt werden, werden ausschließlich lokal auf dem Gerät des Nutzers gespeichert:
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    • Alle gemessenen Zeiten/Aktivitäten, alle Kalendereinträge und alle Abwesenheitszeiten.
    • Die Informationen liegen in einer Datenbank in einem versteckten bzw. nicht direkt erreichbaren timeBro Ordner auf der Festplatte des Nutzers.
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  3. 6.3 Welche Informationen laufen über einen Server?
    Nur Informationen, die vom Nutzer eingegeben und bewusst exportiert werden, laufen im Fall von timeBro Connect (nur bei Klick Exportieren) über den timeBro Server auf den Server der jeweils angebundenen Software:
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    • Alle durch Zeitbuchungen oder Zuweisungen des Nutzers erzeugten Stundensummen auf Projekten.
    • Alle im Rahmen der Zeiterfassung vom Nutzer erstellten Kommentare.
    • Angehängt an die Stundensummen und Kommentare sind ausschließlich die zur Eintragung in der angebundenen Software notwendigen Informationen: Projekt/Unterprojekt und Datum/Uhrzeit.
    • Weitere Informationen, die über einen Server laufen beziehen sich z.B. auf die Authentifizierung des Nutzers als Inhaber eines gültigen Accounts.
    • Alle Datenflüsse im Überblick haben wir in einem PDF zusammengefasst, das man im Menüpunkt "Datensicherheit" herunterladen kann.
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  4. 6.4 Welche Server nutzt timeBro?
    Für die timeBro Software garantieren wir die ausschließliche Nutzung von Servern innerhalb Deutschlands, die gemäß ISO/IEC 27001:2013 zertifiziert sind. Zudem erfüllen wir die EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO).
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  5. 6.5 Gibt es eine Offline-Version?
    timeBro ist ein Offline Client und kein Webtool. Die Software wird installiert und benötigt kein Internet, um zu funktionieren. Dennoch wird Internet benötigt für die folgenden Aktionen:
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    • Im Fall von timeBro Basic muss sich der Nutzer einmalig anmelden, um sich als Inhaber eines gültigen Accounts zu authentifizieren.
    • Im Fall von timeBro Connect muss eine Verbindung zum Internet bestehen, wenn der Nutzer Projekte vom Server der angebundenen Software importieren – oder Zeiten/Kommentare dorthin exportieren möchte.
    • Ansonsten kann timeBro komplett offline betrieben werden. Alle Datenflüsse im Überblick haben wir in einem PDF zusammengefasst, das man bei "Anbindung" herunterladen kann.
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  6. 6.6 Ist timeBro betriebsratstauglich?
    Definitiv. timeBro wurde schon mehrmals von Betriebsräten geprüft und für tauglich erklärt. Die Gründe:
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    • timeBro verändert den Prozess insofern nicht, als dass der Nutzer weiterhin die volle Kontrolle darüber behält, was er einträgt.
    • Daten werden nur an die im Rahmen einer Betriebsvereinbarung definierten Felder exportiert, in die der Nutzer seine Zeiten auch ohne timeBro eintragen würde.
    • Und: Alle gemessenen Zeiten bleiben ausschließlich auf dem Gerät des Nutzers – ohne die Möglichkeit sie über das Internet einzusehen.
    • Gerne geben wir im persönlichen Gespräch weitere Auskünfte.
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7. Welchen Nutzen hat man – und was sind die Preise?

  1. 7.1 Wie viel Zeit spart man durch timeBro?
    Wie groß die Zeitersparnis durch timeBro ist, hängt vom bisherigen Verhalten des Nutzers ab.
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    • Wer bisher seine Zeiten nur 2-3 Mal die Woche geschätzt hat, wird eher seine Genauigkeit steigern und sich dank der Erinnerungshilfe über weniger Kopfzerbrechen und eine kleine Zeitersparnis freuen.
    • Wer dagegen täglich und kontinuierlich im Verlauf des Tages für viele verschiedene Tätigkeiten erfasst hat, kann je nach Job leicht 10-30 min/Tag sparen. Denn:
    • Mit timeBro ist die Zeiterfassung nicht nur wesentlich schneller erledigt als durch das Messen von Arbeitszeiten mit Stoppuhren – oder durch das permanente Mitschreiben und Aktualisieren von Zeiten.
    • Alle Zeiten können entspannt nach getaner Arbeit Projekten zugewiesen werden – ohne sich dabei wie beim Schätzen von Zeiten den Kopf zerbrechen zu müssen – und ohne die entsprechende Ungenauigkeit von Schätzungen.
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  2. 7.2 Wieso macht timeBro seine Nutzer produktiver?
    timeBro steigert die Produktivität seiner Nutzer auf mehreren Wegen:
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    • Durch die Möglichkeit Zeiten anhand der Erinnerungshilfe erst nach getaner Arbeit zu erfassen, vermeidet timeBro permanente Unterbrechungen für Zeiterfassung wie z.B. beim Drücken von Stoppuhren vor und nach Aufgaben oder beim kontinuierlichen Mitschreiben und Aktualisieren von Zeiten.
    • Studien zufolge dauert es im Durchschnitt 25 Minuten bis ein Mensch nach einer Unterbrechung die vorherige Konzentration auf seine Aufgabe wiedererlangt hat. timeBro vermeidet nicht nur Unterbrechungen durch Zeiterfassung, sondern hilft dabei, andere typische Unterbrechungen mit einem Blick auf die Erinnerungshilfe zu identifizieren.
    • Durch die Anzeige des Tagesverlaufs bekommt man das eigene Arbeitsverhalten gespiegelt. Die tägliche Auseinandersetzung mit diesem "Tagebuch" ermöglicht es, Tage zu analysieren, zu optimieren und neue Gewohnheiten zu entwickeln.
    • Dieser Effekt ist gut erforscht und wird als "Journaling" bezeichnet. Demnach ist der erfolgreichste Weg zum Entwickeln neuer Angewohnheiten das eigene Verhalten zu messen und aufzuschreiben. Dank timeBro geschieht das sogar automatisch.
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  3. 7.3 Was sind zurückgewonnene Stunden und wie kann man sie berechnen?
    Zurückgewonnene Stunden sind Stunden, die aufgrund geringerer Genauigkeit der Zeiterfassung entweder vergessen worden wären – oder auf die falschen Projekte gebucht worden wären. Sie werden wie folgt berechnet:
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    • Zunächst wird das Verbesserungspotenzial der Genauigkeit in Prozent bestimmt. Dazu wird die aktuelle Genauigkeit der Zeiterfassung anhand der Studie in Harvard Business Revue bestimmt (36-67% Genauigkeit)
    • Die Differenz zur Genauigkeit von timeBro (95% Genauigkeit) ergibt das Verbesserungspotenzial (28-59%)
    • Um dieses Potenzial in Stunden umzurechnen, muss es nur mit der Gesamtzahl gearbeiteter Stunden multipliziert werden. (Gesamtzahl möglicher Arbeitsstunden x Auslastung mit abrechenbarer Arbeit in %)
    • Dazu kann man unseren Rechner nutzen: Zum Rechner
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  4. 7.4 Gewinnt man auch Stunden zurück, wenn man bisher täglich alle Zeiten Projekten zugewiesen hat?
    Wer täglich alle Stunden zuweist, wird unweigerlich einen Teil seiner Zeiten den falschen Projekten zuweisen. Das heißt, die Zeiten können entweder nicht abgerechnet werden oder belasten die Budgets der falschen Projekte.
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    • Fehlende Stunden bei der Abrechnung ergeben sich oft durch Zeiten, die vergessen werden. Noch öfter jedoch durch Zeiten, die fälschlich auf internen Projekten landen oder auf Projekten, die später nicht abgerechnet werden können, weil sie zum Beispiel abgebrochen oder pausiert werden.
    • Weniger offensichtlich – aber mittelfristig viel verheerender ist das Buchen auf die falschen Projekte aus der Kapazitäten-Perspektive. Denn durch falsches Controlling kommt es zu falschen Entscheidungen, welche die Auslastung und Profitabilität senken und somit schnell in die Insolvenz führen können.
    • Ein weiteres Problem haben Unternehmen, in denen Mitarbeiter ihre komplette Anwesenheitszeit auf Projekte buchen. Da es kaum Menschen mit einer realen Produktivität (Projektarbeitszeit/Anwesenheitszeit) von über 80% gibt, werden Projekte in diesem Fall täglich überbucht.
    • Im Controlling und bei der Projekt- und Ressourcenplanung führt das zu Leerlauf, der die Produktivität und Auslastung senkt. Zudem haben viele Unternehmen keinen Überblick über verbleibende Kapazitäten, die für interne Projekte oder Initiativprojekte genutzt werden könnten.
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  5. 7.5 Wie kann man den Wert der durch timeBro zurückgewonnenen Stunden berechnen?
    Hat man die durch timeBro zurückgewonnenen Stunden berechnet, kann man ihren Wert auf 2 Arten ausdrücken:
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    • Umsatz: Können die Zeiten oder ein Teil der Zeiten abgerechnet werden, ergibt sich eine Umsatzsteigerung. Man kann sie berechnen durch Multiplikation der zurückgewonnenen Stunden mit dem durchschnittlichen Stundensatz.
    • Kapazitäten: Können die Zeiten aus diversen Gründen nicht oder nicht mehr abgerechnet werden, kann man den Wert der zurückgewonnenen Kapazitäten berechnen. Man kann ihn berechnen durch Multiplikation der zurückgewonnenen Stunden mit dem durchschnittlichen internen Stundensatz, also dem durchschnittlichen Stundenlohn.
    • Um beide Werte zu berechnen kann man unseren Rechner nutzen: Zum Rechner
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  6. 7.6 Haben zurückgewonnene Stunden auch einen Wert, falls man sie nicht abrechnen kann?
    Unbedingt. Denn ob abgerechnet oder nicht – zurückgewonnene Zeiten sind in jedem Fall Kapazitäten, die nun den richtigen Projekten zugewiesen sind. Das bedeutet:
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    • Die Zeiten belasten nicht die Budgets der falschen Projekte und sorgen so weder im falschen Projektplan für Ressourcenknappheit – noch im richtigen Projektplan für trügerische Puffer.
    • Die Zeiten korrigieren das Controlling und damit die Profitabilität von Projekten erheblich, was sich auf viele zukünftige Entscheidungen auswirkt, die auf Basis von Projektdaten getroffen werden (Portfolio und Preise, Projekt- und Ressourcenplanung, Spezialisierung und Outsourcing)
    • Um den Wert der zurückgewonnenen Kapazitäten in € zu berechnen, kann man unseren Rechner nutzen.
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  7. 7.7 Welche Abos gibt es und wie sind die Preise?
    Für timeBro Basic und timeBro Connect stehen Abonnements mit 3 verschiedenen Laufzeiten zur Auswahl:
    Basic:
    • 3 Monate timeBro Basic für 42 €/Nutzer (= 14 €/Monat pro Nutzer)
    • 12 Monate timeBro Basic für 144 €/Nutzer (= 12 €/Monat pro Nutzer)
    • 24 Monate timeBro Basic für 240 €/Nutzer (= 10 €/Monat pro Nutzer)
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    Connect:
    • 3 Monate timeBro Connect für 51 €/Nutzer (= 17 €/Monat pro Nutzer)
    • 12 Monate timeBro Connect für 180 €/Nutzer (= 15 €/Monat pro Nutzer)
    • 24 Monate timeBro Connect für 288 €/Nutzer (= 12 €/Monat pro Nutzer)
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8. Wie kann man timeBro ausprobieren?

  1. 8.1 Was muss man tun, um timeBro kostenlos zu testen?
    Im Prinzip muss man nur klicken:
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    • Nach Klick auf "Kostenlos testen" einfach noch zwischen timeBro Basic und Connect wählen
    • E-Mailadresse und Passwort angeben
    • Herunterladen für Mac oder Windows, installieren und loslegen
    • Keine Zahlungsdaten erforderlich
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  2. 8.2 Welche Version kann man testen – und wie lange?
    Beide Versionen (Basic & Connect) sind für 14 Tage zum Test verfügbar.
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    • timeBro Basic ist ein Stand-Alone-Produkt und kann unabhängig von jedem Nutzer getestet werden.
    • timeBro Connect kann von Nutzern der zur Auswahl stehenden angebundenen Softwareanbieter genutzt werden.
    • Ist die gewünschte Software noch nicht an timeBro Connect angebunden, empfehlen wir den Test von timeBro Basic, da es sich nur im Erstellen/Importieren von Projekten und im Exportieren von Zeiten und Kommentaren unterscheidet.
    • Nutzer, die uns nach Ablauf der 14 Tage Feedback geben, helfen uns enorm dabei timeBro weiter zu verbessern.
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  3. 8.3 Wie kann man mit mehreren Nutzern testen?
    Jeder Account, der über unsere Webseite erstellt wird, ist ein Admin Account.
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    • Sobald ein Nutzer seinen Account erstellt und sich in timeBro oder unsere Webseite eingeloggt hat, gelangt er über das Menü ins Kundenportal.
    • Im Kundenportal hat man jederzeit die Möglichkeit weitere Nutzer hinzuzufügen, die dann über eine E-Mail zum Download eingeladen werden.
    • Die Möglichkeit weitere Nutzer einzuladen besteht auch bereits im nächsten Schritt direkt nach Anlegen des Admin Accounts.
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  4. 8.4 Welche Betriebssysteme sind kompatibel?
    Alle Mac-Versionen ab Mac OS X 10.9 sowie alle Windows-Versionen ab Windows 10 (64-bit).
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  5. 8.5 Wie wird timeBro in Betrieb genommen?
    Durch Doppelklick auf die heruntergeladene Datei öffnet sich der timeBro Installer, der durch die Installation und die Konfiguration führt.
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    • Im Verlauf der Konfiguration wird timeBro unter anderem mit dem Kalender verknüpft, um Kalendertermine für die Nutzer erfassen zu können.
    • Nachdem der Nutzer sich mit seinem Account einmalig in timeBro eingeloggt hat, kann er loslegen und timeBro für sich arbeiten lassen.
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  6. 8.6 Was passiert nach Ablauf der Testphase?
    Nach Ablauf der 14 Tage Testphase wird die Benutzeroberfläche durch eine Paywall gesperrt.
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    • Die Paywall leitet Nutzer, die timeBro weiter nutzen möchten, zum Kauf und zur Eingabe ihrer Zahlungsinformationen.
    • Nutzer, die uns nach Ablauf der 14 Tage Feedback geben, helfen uns enorm dabei timeBro weiter zu verbessern.
    • Wer timeBro nach Ablauf der Testphase nicht mehr nutzen möchte, kann es einfach vom Computer löschen.
    • Test-Accounts, die über einen längeren Zeitraum nicht genutzt wurden, werden von uns automatisch gelöscht.
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  7. 8.7 Wie kann man timeBro kaufen oder kündigen?
    timeBro kann jederzeit über den Kaufen-Button auf unserer Webseite oder innerhalb des Tools gekauft werden.
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    • Die Zahlung für Abonnements wird zu Beginn des jeweiligen Abrechnungszeitraums per Kreditkarte eingezogen.
    • Das Quartalsabonnement kann mit einer Kündigungsfrist von einem Monat zum Ablauf des jeweiligen Rechnungsquartals gekündigt werden.
    • Das Jahresabonnement und Zweijahresabonnement können mit einer Kündigungsfrist von drei Monaten zum Ablauf des jeweiligen Rechnungsjahres gekündigt werden.
    • Die Kündigung kann unter "timebro.de > Kundenportal > Verwalte Account > Abonnement kündigen" vorgenommen werden. Sofern dies dem Kunden nicht möglich oder zumutbar ist, kann die Kündigung alternativ in Textform per E-Mail gegenüber dem Diensteanbieter erklärt werden.
    • Weitere Informationen finden sich in unseren AGB.
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9. Was sind die rechtlichen Anforderungen an korrekte Zeiterfassung?

  1. 9.1 Wie muss Zeiterfassung laut EuGH erfolgen?
    Es gibt die rechtliche Verpflichtung zur kompletten Erfassung der Arbeitszeiten aufgrund eines Urteils des Gerichtshofs der EU (EuGH Rs. C-55/18 vom 14.5.2019). Die zu erfassenden Daten und die Qualitätsanforderungen an die Zeiterfassungssysteme sind hoch: Sie müssen nach den Vorgaben des Gerichtshofs verlässlich, objektiv und leicht zugänglich sein.
    TimeBro erfüllt diese Anforderungen, da es die einzige Möglichkeit darstellt, objektiv korrekt laufend Zeiten zu erfassen. Jede geschätzte Erfassung im Nachhinein ist immer subjektiv.
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  2. 9.2 Wie lauten die Anforderungen an die Zeiterfassung laut deutschem Bundesgerichtshof (BGH)?
    Der BGH hat in ständiger Rechtsprechung dargelegt, zuletzt mit Urteil vom 13.02.2020 - IX ZR 140/19 – dass Dienstleister nur Zeiten erfassen dürfen, die tatsächlich erbracht wurden. Diese Zeiten dürfen nur nach Ablauf der vereinbarten Zeitraster abgerechnet werden, idealerweise nur nach Minutenerfassung, respektive 6-Minuten-Vorgängen. Auch 15-Minuten-Raster sind zulässig. Die Beschreibung der erfassten und abgerechneten Zeiten muss inhaltlich korrekt darüber Auskunft geben, welche Leistungen der Dienstleister genau erbracht hat.
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