Automatische Zeiterfassung für Projekte

Was ist timeBro?

timeBro ist ein Add-on für ERP- bzw. Projektsoftware. Es hilft den Mitarbeitern von Dienstleistungsunternehmen ihre Arbeitszeiten auf Projekten zu ermitteln und auf 1 Klick einzutragen.

Wer braucht timeBro – und warum?

Schätzungen und Stoppuhren liefern falsche Zeiten – timeBro’s Datenqualität verbessert Controlling, Abrechnung und Planung enorm

Aber wir haben schon eine Software zur Zeiterfassung...?

Sehr gut. Denn timeBro liefert seine Zeiten an diese ERP- bzw. Zeiterfassungssoftware ab. Es wird über eine Schnittstelle angebunden und ist sozusagen eine automatische Eintrage-Hilfe, die den Mitarbeitern bis zu 8 h im Monat spart und die Genauigkeit der Zeiten enorm verbessert.

Welche Produkte gibt es?

Wir bieten zwei Produkte an:
1) timeBro Small Business – erstellt aus den erfassten Zeiten einen Stundenzettel in Excel. Es eignet sich perfekt für kleine Unternehmen und Freelancer.
2) timeBro Enterprise – leitet alle Projektstunden auf 1 Klick an die API-Schnittstelle der jeweiligen ERP- bzw. Zeiterfassungssoftware weiter. Die Stunden werden dort für den User eingetragen.

Wie funktioniert die Zeitmessung?

Was erfasst timeBro alles?

Alle Aktivitäten und Kalendereinträge. Jedes Betriebssystem speichert die Abfolge ausgeführter Aktivitäten als sog. "systemspezifische Dateien" auf dem Computer. Auf diese bereits existierende Auflistung greift timeBro zu und misst mit seinem Tracking-Core ihre Dauer. Wenn man nicht am Computer arbeitet, geht timeBro davon aus, dass man in einem (Kalender-)Termin ist. Steht kein Termin im Kalender, wird timeBro natürlich auch nichts erfassen.

Was ist, wenn ich mehrere Fenster offen habe?

timeBro erfasst immer nur die Aktivität, die gerade aktiv im Vordergrund stattfindet. Schreibt der User also z.B. eine E-Mail, während er Musik hört, misst timeBro nur die Dauer des Schreibens.

Wie werden Anrufe erfasst?

Geplante Calls stehen üblicherweise im Kalender und werden demnach erfasst. Bei spontanen Anrufen findet meist zeitgleich eine Computeraktivität statt, die zum Thema/Projekt des jeweiligen Anrufes passt. Um auf das Thema des Anrufes eingehen zu können bzw. mitreden zu können, holt sich die angerufene Person in der Regel eine relevante Datei oder E-Mail auf den Bildschirm. Auf diesem Weg wird die Dauer des Anrufes demnach gemessen.

Was ist, wenn ich ein Dokument offen habe und zum Mittagessen gehe?

Nach 10 Minuten ohne Bewegung von Maus oder Tastatur stoppt timeBro das Tracking, bis es wieder zu einer Bewegung kommt. Diese Frist von 10 Minuten kann man in den Optionen beliebig verändern und an das eigene Arbeitsverhalten anpassen.

Warum ist timeBro allen Zeitschätz- und Stoppuhr-Lösungen überlegen?

Alle bisher existierenden Zeiterfassungskonzepte gehen von der Annahme aus, dass User motiviert sind ihre Zeiten zu erfassen. Im Gegensatz zu Freelancern haben aber gerade Mitarbeiter keine monetären Anreize zur Zeiterfassung. Dazu kommt, dass Projektzeiten von Multitaskern selbst bei hoher Motivation sehr schwer zu erfassen sind. Ein gutes Beispiel ist der Projektmanager: Mal eine Mail für Projekt A, dann ein Kostenvoranschlag für Projekt B, dann ein Dokument für Projekt C verfassen, dann in den Termin für Projekt D und, und, und. Mit timeBro kann man dagegen seine Projektzeiten schnell und korrekt am Ende des Tages weiterleiten – oder sogar am Ende der Woche.

Wie funktioniert die automatische Zuordnung?

Wie weiß der Algorithmus, was zu welchem Projekt gehört?

timeBro analysiert bei Aktivitäten immer zuerst den Speicherort der jeweiligen Datei. Liegt die Datei im richtigen Projektordner, funktioniert die Zuordnung automatisch. Bei Dateien außerhalb des Projektordners, E-Mails und Kalendereinträgen überprüft timeBro den Dokumentennamen/Titel/Betreff. Findet sich darin der komplette bzw. identische Name des Projekts, funktioniert die Zuordnung ebenfalls automatisch. Weitere Informationen gibt es hier in unserem Tutorial.

Wie funktioniert die Zuordnung von Webseiten?

Webseiten werden in der Regel per Drag & Drop Projekten zugewiesen. Doch ein Teil der Browser-Aktivitäten wird automatisch zugewiesen – und zwar über die Dateien, in denen vor oder nach der jeweiligen Browser-Aktivität eine gewisse Zeit verbracht wurde. Diesen Dateien wird die Zeit im Browser zugerechnet – sie schlucken sie sozusagen. Dies entspricht dem üblichen Rechercheverhalten von Usern: Wer recherchiert, holt sich Informationen von Webseiten (z.B. Rechtschreibung/Übersetzung) und hält sie dann irgendwo fest bzw. verarbeitet sie üblicher Weise in Dokumenten oder E-Mails. Dieses Schlucken von Browserzeiten wird durch den selbstlernenden Algorithmus mittelfristig immer präziser.

Was, wenn die Zuordnung mal nicht funktioniert?

Das passiert, wenn der User seine Datei weder im Projektordner gespeichert hat noch den jeweiligen Projektnamen in den Dokumentennamen/Titel/Betreff aufgenommen hat. Die entsprechenden Zeitblöcke werden dann in der Projektübersicht angezeigt und können unkompliziert per Drag & Drop den richtigen Projekten zugewiesen werden. Wird in Zukunft wieder in diesen Dateien gearbeitet, ordnet der selbstlernende Algorithmus die jeweilige Dauer unabhängig von Speicherort und Benennung automatisch den richtigen Projekten zu.

Muss ich mein Verhalten dann an den timeBro-Algorithmus anpassen?

Nein, denn es ist timeBro, das sich den üblichen Prozessen anpasst. Klare Benennungen und Speichern am richtigen Ort sind erwiesenermaßen Best Practises, die allen Beteiligten Zeit sparen. Man findet wesentlich schneller, was man sucht und man versteht schneller, worum es in einer Mail oder bei einem Termin geht. Im Fall von Dokumenten genügt es sogar, sie nur am richtigen Ort zu speichern. Für timeBro muss man sein Verhalten nicht ändern. Wer möchte, kann vollkommen wie bisher verfahren und seine Zeiten schätzen und wann er will in die Projektübersicht eintragen. Wer dagegen keine Lust auf diese Art der Zeiterfassung hat, der benennt einfach richtig oder speichert an der richtigen Stelle. In den meisten Fällen tut man das sowieso schon. Falls nicht, profitiert man doppelt davon: Kein Aufwand für Zeiterfassung plus Ordnung auf dem Computer und in der Kommunikation.

Wie finden das die Mitarbeiter?

Ist das nicht Überwachung?

Nicht im Geringsten. timeBro ist zu 100% diskret. Alle Daten bleiben auf dem Computer des Users und können nur von ihm selbst abgerufen werden. Das heißt nur die User sehen, an was sie konkret gearbeitet haben. timeBro verändert den Zeiterfassungsprozess also nicht, weil die volle Kontrolle beim User bleibt. Der Algorithmus macht lediglich Vorschläge, die den tatsächlichen Projektzeiten entsprechen. Die User entscheiden selbst, ob sie die Vorschläge annehmen, denn sie können diese Stundensummen beliebig vor dem Weiterleiten bearbeiten. Weitergeleitet wird nichts außer der jeweiligen Stundenzahl auf den Projekten – und zwar nur wenn der User den Button drückt.

Welchen Sinn hat die automatische Erfassung, wenn Mitarbeiter die Stundensummen manuell verändern können?

Kein Mitarbeiter mag Überstunden und Leerlauf. Beide entstehen aber, wenn Manager erwarten, dass Mitarbeiter 8 von 8 Stunden in Projekten aktiv waren. Herrscht diese Art von Kultur, werden logischer Weise immer nur manipulierte Projektzeiten weitergeleitet. Das macht Kosten- und Umsatzoptimierungen quasi unmöglich. timeBro funktioniert ausgezeichnet in Unternehmenskulturen, die einen offenen Umgang mit dem Thema Auslastung pflegen – oder in Unternehmen, die diesen offenen Umgang einführen wollen. In solchen Unternehmen muss niemand seine Zeiten manipulieren. Und davon profitieren am Ende beide Parteien: die Mitarbeiter und die Chefs.

Ist timeBro betriebsratstauglich?

Definitiv. Bei timeBro behält der User nämlich immer die letzte Kontrolle. Er hat immer die Möglichkeit die von timeBro vorgeschlagenen Stundensummen zu editieren und leitet am Ende des Tages dieselben Informationen weiter wie bisher: Projektname und Stundenzahl. timeBro unternimmt nie etwas ohne die Zustimmung des Users/Mitarbeiters und speichert alle Daten nur lokal. Es kann also niemand außer dem User selbst die Stundensummen vor dem Weiterleiten einsehen. Die timeBro Geschäftsleitung hat über 15 Jahre Erfahrung darin gesammelt, Software mit kritisch-konstruktiv arbeitenden Konzern-Betriebsräten abzustimmen. Gerne geben wir im persönlichen Gespräch weitere Auskünfte.

Warum ist Zeiterfassung per Algorithmus so mitarbeiterfreundlich?

Als User hat man während der Arbeit den Kopf frei. Man muss nicht nebenbei mitschreiben und sich selbst dokumentieren. Doch timeBro spart nicht nur Zeit. Es stellt Mitarbeitern wie Projektmanagern oder Teamleitern zuverlässig Daten zur Verfügung, die ihre Arbeitsprozesse (z.B. Ressourcen- und Projektplanung, Angebotserstellung, Abrechnung, etc.) beschleunigen. Durch timeBro wird vermieden, dass diese Mitarbeiter ihren Kollegen nachlaufen müssen oder eigene, beliebige Schätzungen anstellen.

Wie groß ist die Zeitersparnis?

Wie viel Zeit spart timeBro den Mitarbeitern bei der Zeiterfassung wirklich?

Das hängt ganz vom Typ ab:
a) Bei gewissenhaften Mitarbeitern, die täglich zwischen 10 und 30 Minuten ihre Zeiten erfassen, spart timeBro allein im Zeiterfassungsprozess bis zu 8 Stunden Aufwand im Monat ein. Zusätzlich dazu werden auch alle mit den Daten verbundenen Prozesse beschleunigt.
b) Bei weniger motivierten Zeiterfassern, die bisher nur einmal die Woche oder am Ende des Monats ihre Zeiten eingetragen haben, sorgt timeBro vor allem für eine Erhöhung der Datenqualität. Die Projektübersicht mit den automatisch gemessenen Stundensummen und das praktische Drag & Drop der Zeitblöcke machen den Prozess selbst für Unmotivierte so spielerisch, dass sie ebenso genaue Zeiten erfassen können wie die gewissenhaften Zeiterfasser.

Wie viel Zeit spart timeBro insgesamt?

Das ist, wie erwähnt, von Fall zu Fall unterschiedlich – doch in der Regel ist die Zeitersparnis enorm: Da durch die Vereinfachung des Zeiterfassungsprozesses regelmäßig lückenlose Daten vorhanden sind, müssen z.B. Projektmanager in vielen Prozessen nicht mehr schätzen und grübeln. Konkret beschleunigt werden die Angebotskalkulation, die Ressourcen- und Projektplanung, die Abrechnung aber auch strategische Entscheidungen wie Spezialisierung oder Outsourcing von ineffizienten Projektschritten. Auch die eigentliche Leistungserstellung wird durch erhöhte Konzentration beschleunigt: Denn die Mitarbeiter können sich voll auf ihre Kernaufgabe fokussieren – anstatt ihren Aufwand für diese Aufgabe permanent dokumentieren zu müssen.

Wie kann verbesserte Datenqualität den Gewinn steigern?

Wie steigern realistische Zeiten bzw. Daten den Gewinn?

Wer weiß, wie lange gewisse Projekte/Aktivitäten tatsächlich gedauert haben, kann seinen Umsatz und seine Kosten optimieren durch:
a) realistische Angebotskalkulation bei künftigen Projekten
b) neu geschaffene Kapazitäten durch realistische Ressourcen- und Projektplanung – insbesondere die Daten von vielbeschäftigten Mitarbeitern mit hohen Stundensätzen (z.B. Projektleiter) sind sehr kostbar für die Planung
c) Spezialisierung auf Kernkompetenzen bzw. auf Projekte, die man in der Vergangenheit besonders effizient umsetzen konnte
d) Outsourcing von weniger effizienten Prozessschritten

Inwiefern kann man mit timeBro Überstunden und Leerlauf vermeiden?

Mit verbesserter Datenqualität weiß man, wie lange vergleichbare Projekte in der Vergangenheit gedauert haben. Auf Basis dieser Daten kann man die Gesamtdauer von Projekten besser planen und weiß welche Ressourcen dafür benötigt werden. So überschneiden sich Projekte seltener und es können Puffer eingeplant werden – oder eben die Starttermine nachfolgender Projekte früher angesetzt werden, damit es nicht zu Leerlauf kommt.

Wie aufwendig ist die Einführung?

Welche Betriebssysteme sind kompatibel?

Alle Mac-Versionen ab Mac OS X 10.9 und bald auch alle Windows-Versionen ab Windows 7. Für aktuelle Informationen zum Windows-Release einfach Kontakt aufnehmen.

Wie aufwendig sind die Installation und Bedienung von timeBro Small Business?

timeBro wird einfach auf die Computer heruntergeladen. Die Installation und Registrierung dauert max. 5 Minuten. Einen Workshop braucht man nicht: timeBro erklärt seine Nutzung mit einer kurzen Einführung von selbst und hat insgesamt nur 3 verschiedene Screens mit je einem Button und intuitiver Nutzeroberfläche.

Wie funktioniert die Implementierung von timeBro Enterprise?

timeBro kümmert sich in Absprache mit dem jeweiligen Softwareanbieter um die Details der Anbindung sowie um einen einstündigen Workshop für alle Mitarbeiter. Weitere Informationen geben wir gerne im persönlichen Gespräch.

Was wir häufig gefragt werden